PORTARIA COFFITO nº 387/2024 – Dispõe sobre a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)
O Presidente do COFFITO, no exercício regular de suas atribuições legais e regimentais, previstas no art. 59 da Resolução-COFFITO nº 413/2012, e:
CONSIDERANDO o disposto no art. 5º inciso XXXIII, bem como no inciso II do § 3° do art. 37 e no § 2° do art. 216 da Constituição Federal de 1988;
CONSIDERANDO o previsto no art. 1° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o qual preceitua que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, bem como o art. 25, o qual versa sobre a responsabilidade penal, civil e administrativa àquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social;
CONSIDERANDO a previsão do art. 9º do Decreto nº 10.148/2019, que determina a criação das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos em todos os órgãos e entidades da Administração Pública Federal;
CONSIDERANDO o previsto na Resolução nº 1/1995 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que dispõe sobre a necessidade da adoção de planos ou códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes;
CONSIDERANDO as disposições das Resoluções nº 5/1996 e n° 40/2014, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que dispõem, respectivamente, sobre a publicação de editais para a eliminação de documentos nos diários oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios e demais procedimentos de eliminação de documentos;
RESOLVE:
Art. 1º – Instituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), vinculada ao Setor de Infraestrutura e Logística do COFFITO com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no Conselho, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor, nos termos da presente Portaria.
Art. 2º. Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD):
I – Orientar e conduzir o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados pela Autarquia, assegurando sua destinação final de acordo com as exigências legais e regulamentares vigentes;
II – Planejar e orientar a gestão documental no Conselho Federal de Fisioterapia e Terapia Ocupacional – COFFITO;
§ 1° Considera-se gestão de documentos, conforme a Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente do COFFITO.
III – Elaborar e propor ao COFFITO a implementação do Manual de Gestão Documental, contendo o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade, com o objetivo de padronizar as rotinas voltadas para a racionalização e eficiência nos processos de produção, recepção, protocolo, tramitação, organização, guarda, acesso, preservação, conservação, transferência, recolhimento e eliminação de documentos arquivísticos nas fases corrente e intermediária, em suportes convencionais e eletrônicos;
§ 1° Considera-se documento de arquivo todo aquele criado por pessoa física ou jurídica no curso de suas atividades, seja como instrumento de trabalho ou resultado dessas ações.
IV – Propor, em casos excepcionais e devido à sua especialidade, a colaboração de agentes públicos convidados ou profissionais especializados para apoiar o desenvolvimento dos trabalhos da CPAD;
V – Orientar e supervisionar a adoção e a aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos referentes às atividades-meio;
VI – Submeter à aprovação do Arquivo Nacional as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos referentes às atividades-fim;
VII – Orientar o processo de avaliação dos prazos de guarda e destinação dos documentos produzidos e recebidos no âmbito do COFFITO;
VIII – Propor um plano de eliminação de documentos, a ser aprovado pelo Arquivo Nacional, conforme a Resolução nº 40 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), respeitando os prazos de guarda e destinação definidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo do COFFITO;
IX – Providenciar a divulgação dos documentos eliminados por meio de um edital de Ciência de Eliminação de Documentos, a ser publicado no Diário Oficial da União;
X – Elaborar orientações normativas pertinentes às suas incumbências específicas;
XI – Promover a divulgação dos trabalhos desenvolvidos pela Comissão junto às diversas áreas do COFFITO;
XII – Elaborar, excepcionalmente, Plano de Destinação de Documentos (PDD), quando os conjuntos documentais não constarem no Código de Classificação de Documento (CCD) e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) relativos às atividades-meio e/ou quando da inexistência de CCD e de TTDD relativos às atividades-fim, conforme orientação do Arquivo Nacional (AN);
XIII – Orientar a formação de Grupo(s) de Trabalho na(s) unidade(s) organizacional(ais) do órgão ou entidade, responsável(eis) pela análise, avaliação e seleção dos conjuntos de documentos produzidos e acumulados pela sua instituição, em conformidade com o disposto nos instrumentos técnicos de gestão aprovados pelo Arquivo Nacional;
XIV – Exercer outras atribuições que lhe forem designadas pela Presidência da Autarquia.
Art. 3º. Em conformidade com o Decreto nº 10.148/2019, os colaboradores abaixo ficam designados para integrar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD:
I – Arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos, que a presidirá;
II – Empregados representantes das unidades organizacionais do COFFITO.
I – Presidente:
Ingridy Cristina Brito da Silva – Setor de Arquivo – Matrícula nº 106
II – Membros:
Procuradoria Jurídica
Titular: André Salomão – Matrícula nº 47
Suplente: Alexandre Amaral de Lima Leal – Matrícula nº 23
Departamento de Comunicação e Eventos
Titular: Víctor Diniz Felippe Ferrari – Matrícula nº 38
Suplente: Ismael Pereira de Carvalho – Matrícula nº 31
Departamento de Administração e Gestão de Pessoas
Titular: Allan Merighi Miotto – Matrícula nº 32
Suplente: Rangel Silva Araújo – Matrícula nº 90
Setor de Tecnologia da Informação
Titular: Gledson Luciano da Silva – Matrícula nº 43
Suplente: Jaime das Neves Araújo – Matrícula nº 75
Setor de Infraestrutura e Logística
Titular: Edilene Clores Sousa – Matrícula nº 6
Suplente: Maria Nilcélia Dantas de Oliveira – Matrícula nº 2
Setor Financeiro e Contábil
Titular: Paulo Yassuo Koike – Matrícula nº 7
Suplente: Antonio Carlos da Silva – Matrícula nº 1
Setor de Licitações e Contratos
Titular: Luiz Felipe Mathias Cantarino – Matrícula nº 8
Suplente: Mateus Paulo Pereira Lima – Matrícula nº 74
Setor de Transporte
Titular: Gersino Rosa dos Santos Júnior – Matrícula nº 56
Suplente: Rogério dos Santos Marques – Matrícula nº 87
Departamento de Registro, Especialidades e Títulos
Titular: José Renato de Sousa – Matrícula nº 11
Suplente: Antônio Carlos Erick Gonçalves – Matrícula nº 49
Gabinete
Titular: Jacqueline Ferreira – Matrícula nº 5
Suplente: Káren da Silveira Smith – Matrícula nº 29
§ 1º O exercício dos membros da CPAD será de 2 (dois) anos, podendo haver recondução por igual período.
§ 2º Será substituído o membro da CPAD que faltar a três reuniões, consecutivas ou não, com ou sem justificativa.
§ 3º A CPAD se reunirá em caráter ordinário, no mínimo semestralmente, e em caráter extraordinário, sempre que convocada por seu presidente ou por solicitação de um terço dos membros.
§ 5º O quórum da reunião da CPAD é de maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples. Além do voto ordinário, o presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá o voto de qualidade em caso de empate.
§ 6º A participação na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.
Art. 4º Para auxiliar os trabalhos da CPAD/COFFITO, poderão ser instituídos, formalmente:
I – Grupo(s) de Trabalho (GT) na(s) unidade(s) organizacional(ais) do Conselho Federal de Fisioterapia e Terapia Ocupacional /(COFFITO);
II – Subcomissões de Avaliação de Documentos (SCADs) nas respectivas unidades descentralizadas.
Parágrafo único. As SCADs serão subordinadas tecnicamente à CPAD/COFFITO e serão instituídas por ato dos titulares das respectivas unidades descentralizadas.
Art. 5º Esta portaria entra em vigor na data de sua assinatura.
Brasília, 16 de outubro de 2024.
DR. SANDROVAL FRANCISCO TORRES
Presidente do COFFITO