RESOLUÇÃO COFFITO nº 623/2025 – Disciplina procedimentos para armazenamento e arquivamento de documentos envolvendo processos eleitorais.
O PLENÁRIO DO CONSELHO FEDERAL DE FISIOTERAPIA E TERAPIA OCUPACIONAL – COFFITO, em conformidade com as competências previstas no artigo 5º, Inciso II, da Lei nº 6.316, de 17 de dezembro de 1975, e em consonância ao deliberado na 33ª Reunião Plenária Ordinária, realizada no dia 27 de agosto de 2025, na sede do COFFITO, situada no SIA, Trecho 17, Lote 810, Parque Ferroviário de Brasília, Brasília/DF, CEP: 71200-260;
Considerando o Termo de Ajustamento de Conduta nº 03/2025, firmado entre este Conselho Federal de Fisioterapia e Terapia Ocupacional e o 18º Ofício da Procuradoria da República no Distrito Federal do Ministério Público Federal, no âmbito do Inquérito Civil nº 1.23.000.002877/2023-80;
Considerando o item (a) da Cláusula Segunda do referido TAC, que exige do COFFITO a edição, em até 60 (sessenta) dias da assinatura do documento, de Resolução específica para tratar sobre os procedimentos necessários para armazenamento e arquivamento de documentos envolvendo processos eleitorais;
Considerando a necessidade de haver procedimentos mais seguros e auditáveis envolvendo documentos e informações atinentes aos processos eleitorais, resolve:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Esta Resolução estabelece os procedimentos e regras para o armazenamento físico e digital dos documentos relacionados aos processos eleitorais do Sistema COFFITO/CREFITOs.
Art. 2º Os documentos eleitorais, físicos ou digitais, são considerados sensíveis e de guarda especial, devendo ser protegidos contra extravio, destruição, manipulação indevida ou acesso não autorizado.
Art. 3º Para os fins desta Resolução, consideram-se documentos eleitorais:
I – atas das sessões eleitorais e apurações;
II – cédulas, votos e listas de votação (quando aplicável);
III – relatórios, pareceres, recursos e contrarrazões;
IV – comunicações oficiais e editais;
V – registros digitais e eletrônicos;
VI – quaisquer outros documentos correlatos ou relacionados ao processo eleitoral.
CAPÍTULO II
DA COMPETÊNCIA E RESPONSABILIDADE
Art. 4º Compete ao setor de Infraestrutura e Logística:
I – receber, catalogar e arquivar os documentos eleitorais em conformidade com normas arquivísticas;
II – manter sistema de indexação que assegure a localização rápida e precisa dos documentos;
III – zelar pela integridade física e digital dos documentos.
Art. 5º Compete à Controladoria Interna do COFFITO:
I – acompanhar, auditar e fiscalizar os procedimentos de guarda documental;
II – realizar inspeções periódicas para verificar conformidade e segurança;
III – emitir relatórios de auditoria a serem encaminhados à Presidência do COFFITO.
CAPÍTULO III
DO ARMAZENAMENTO, ACESSO E DA SEGURANÇA
Art. 6º Os documentos físicos e digitais deverão ser armazenados em ambiente próprio, com:
I – acesso restrito e controlado;
II – backup em, no mínimo, duas localidades distintas;
III – adoção de sistemas de segurança.
Art. 7º A Comissão Eleitoral designada para a respectiva eleição do Conselho Regional é órgão legítimo para acessar os documentos eleitorais, devendo, para tanto, respeitar todos os ditames desta legislação e assegurar que todos os documentos que são acessados ou produzidos estejam em conformidade com a segurança e lisura procedimental.
§ 1º A Comissão Eleitoral deverá comunicar os órgãos do COFFITO envolvidos com o processo eleitoral e os envolvidos com a integridade das informações e documentos sobre seus atos adotados e eventuais documentos gerados, para fins de possibilitar o devido armazenamento e guarda.
§ 2º Considerando haver a participação de setores competentes no curso do processo eleitoral, os demais órgãos do COFFITO que porventura tenham acesso direto ou indireto aos documentos e informações eleitorais deverão, da mesma forma, adotar nível de zelo correspondente com os ditames desta Resolução.
Art. 8º A guarda e o armazenamento dos documentos relacionados direta ou indiretamente ao processo eleitoral deverão observar os critérios estabelecidos em resolução específica que trata do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade.
§ 1º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), instituída pela Portaria-COFFITO nº 387/2024, poderá ser consultada para dirimir eventuais dúvidas acerca de critérios técnicos de guarda e armazenamento dos documentos.
§ 2º Fica vedada a guarda e o armazenamento de documentos eleitorais em dispositivos e/ou localidades não homologadas pela Controladoria Interna do COFFITO ou órgão competente.
CAPÍTULO IV
DAS AUDITORIAS E DA TRANSPARÊNCIA
Art. 9º Os processos eleitorais arquivados estarão sujeitos a auditorias, internas ou externas, devendo o COFFITO assegurar o fornecimento de cópias autenticadas quando solicitado por autoridade competente.
Art. 10. Sempre que houver recurso ou questionamento administrativo, judicial ou processo que possa gerar efeitos perante o processo eleitoral, os documentos deverão permanecer integralmente preservados até decisão final transitada em julgado.
CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 11. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria do COFFITO, ouvida a Controladoria Interna.
Art. 12. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
VINÍCIUS MENDONÇA ASSUNÇÃO
Diretor-Secretário
SANDROVAL FRANCISCO TORRES
Presidente do Conselho